Bygge relasjoner /24. februar 2020/Kristie
Del e-post
Det kan være utfordrende å skrive en effektiv, men høflig oppfølgings-e-post som får svar. Du ønsker å få svar, men du vil ikke bli oppfattet som for påtrengende.
Enten du skriver en høflig oppfølgings-e-post fordi du følger opp etter å ha møtt noen på et nettverksarrangement, etter å ha sendt en faktura, eller etter å ha sendt en e-post uten svar, vil vi dele hvordan tips for å hjelpe deg med å øke dinOddsen for å få svar.
La oss først snakke om de tre vanlige feilene folk gjør når du skriver en høflig oppfølging av e -post, slik at du vet hva du skal rette når du skriver din neste e -post.
Deretter deler vi noen eksempler på hva du vil gjøre for å forbedre oppfølgings-e-posten din, sammen med en haug med eksempler for å hjelpe deg med å tilpasse ditt eget budskap!
Feil gjort i høflige oppfølgings-e-postmeldinger og hva du skal gjøre i stedet
Det er tre vanlige feil ofte gjort når du skriver høflige oppfølgings-e-postmeldinger.La oss snakke om hver av disse feilene, slik at du kan unngå dem når du skriver en høflig oppfølgings-e-post og hva du skal gjøre i stedet.
Feil #1:
Bruker "oppfølging" i emnelinjen for e-post
Når de skriver en høflig oppfølgings-e-post, har de fleste en tendens til å bruke "oppfølging" i emnelinjen naturlig.Selv om denne e-posten er en oppfølging, tilfører ikke emnelinjen noen verdi og vil sannsynligvis bli ignorert.Det kan også føre til at leseren føles som om du peker skylden fordi du ikke svarte, noe som ikke får leseren til å føle seg veldig bra eller interessert i å lese e -posten din.
Skriv i stedet en emnelinje som er relevant for emnet eller formålet med e-posten. For å gjøre dette, spør deg selv hva e-posten handler om eller hva du vil at de skal gjøre. Fortsett å lese for høflige oppfølgingseksempler på emnelinjen på e-post.
Feil #2:
Starter med "bare å følge opp" og ikke tilføre verdi
En annen vanlig feil som er gjort når du skriver en høflig oppfølgings-e-post, begynner med å "bare følge opp" og sende en e-post som ikke tilfører noen verdi.Folk er opptatt og har ikke tid til å lese en e -post som de må tyde betydningen av eller hvilken handling som kreves.
I stedet, når du skriver din høflige oppfølgings-e-post, kan du fokusere på å tilføre verdi.Gi dem for eksempel muligheter, del hvordan du kan hjelpe dem med å løse problemet eller hva du kan gjøre for dem, eller legge til flere detaljer eller kontekst.
Feil #3:
Ikke inkludert en oppfordring til handling
Den siste og vanligste feilen når du skriver en høflig oppfølgings-e-post, er å glemme å inkludere en oppfordring til handling.
I stedet, når du skriver en høflig oppfølgings-e-post, må du være tydelig på hva du vil at personen skal gjøre etter å ha lest e-posten din.Vil du at de skal svare?Ringer deg tilbake?Fyll ut et skjema?Vær tydelig og spesifikk slik at de vet hva du vil at de skal gjøre.Du kan gjøre dette mens du fremdeles er høflig.Fortsett å lese for å se de høflige oppfølgings-e-postprøvene og lære hvordan du integrerer dette i oppfølgings-e-postene dine.
Feil nr. 4:
Ikke følger opp raskt
I stedet for å vente 10+ dager med å følge opp, bør du vurdere å sende en påminnelse før 3 dager. Dette sikrer at mottakeren fortsatt har emnet og forespørselen friskt i minnet. Hvis du venter for lenge, er det en sjanse for at de allerede har glemt handlingsfremmende oppfordringer og trinnene du ba dem ta. Hvis du for eksempel var enEiendomsmegler, du vet at tiden er avgjørende! Så det er best å bare vente et par dager og sende en høflig og mild påminnelse om enten å svare med en tidslinje eller en forsikring om at oppgaven ble fullført.
8 høflige oppfølgingsprøver på e-post
Nedenfor er åtte høflige oppfølgingseksempler på e-post for ulike scenarier sammen med tips og forslag du kan bruke når du skriver din egen e-post.
Scenario 1:
Følg opp etter møtet på et nettverksarrangement
E-postemnelinje:
La oss jobbe videre[problem å løse]
Hei[Navn],
Det var flott å møte deg på[Navn på hendelsen]!Det var veldig interessant å høre om[Noe de nevnte at de sliter med.]. Jeg vil gjerne hjelpe deg[problem du kan løse]så du kan[fordel de ønsker å oppnå].
Er du tilgjengelig neste uke for å chatte?
Send meg en e -post og gi meg beskjed når du fungerer for deg.
Ser fram til å høre fra deg,
[Navnet ditt]
Tips:Ta med en intro som trigger minnet deres. Ta med hvordan du kan tilføre verdi ved å tilby noe de ønsker/trenger eller løse et problem de har. Avslutt deretter med en oppfordring til å fortelle dem hva du vil at de skal gjøre.
Scenario 2:
Oppfølging etter introduksjon (eks. henvisning)
E -post emnelinje:
La oss chatte om[noe de bryr seg om]
Hei[Navn],
[Navn på henvisning]nevnt du leter etter[et problem du kan løse eller tjeneste du kan tilby]. Jeg vil gjerne prate om[Problem de ønsker å løse]og hvordan jeg kan hjelpe deg[fordel de ønsker å få].
Her er det noe[Fordeler du har hjulpet andre klienter med å oppnå eller eksempler på arbeidet ditt].
[lenke til casestudier eller kundevurderinger]
Er du ledig neste uke til å chatte? Fortell meg hvilken dag som fungerer best for deg.
Takk,
[Navnet ditt]
Tips:Når du følger opp i dette scenariet, må du huske å gi dem beskjed om hvem som henviste deg til dem og hva du kan gjøre for dem.Fokuser på verdien du kan legge til og legge til troverdighet som sosiale mediekontoer eller nettstedsportefølje.Sørg for å fullføre ved å inkludere en oppfordring til handling for neste trinn.
Scenario 3:
Følg opp etter et møte eller ring for å gå til neste trinn i å gjøre forretninger sammen
E -post emnelinje:
Neste trinn for[prosjekt du jobber med]
Hei[Navn],
Det var flott å møte deg her om dagen og prate om[noe de nevnte at de bryr seg om].Jeg vil gjerne komme i gang med å jobbe med[prosjekt eller avtale du jobber mot]så du kan[fordel de vil].
Jeg har lagt ved et skjema for deg å fylle ut med din grunnleggende informasjon slik at vi kan komme i gang.Neste trinn er å[Én setning om de neste trinnene som er involvert.]
Fyll ut dette og send det tilbake så snart du kan, slik at vi kan gå videre til neste trinn.
Ser frem til å jobbe med deg,
[Navnet ditt]
Tips:Inkluder noe personlig og gi dem kontekst om hvem du er.Folk er ofte så opptatt at bare å se navnet ditt i innboksen deres kanskje ikke er nok til å minne dem om hvem du er.Fokuser på å tilføre verdi ved å gjenta et problem du kan løse for dem eller fordel/mål du kan hjelpe dem med å oppnå.Avslutt med en oppfordring til handling som forteller dem hva du trenger dem til å gjøre og hvorfor det er viktig.
Scenario 4:
Følger opp etter å ha sendt noe som krever handling og venter på å høre tilbake
E -post emnelinje:
Skjema for[Prosjekt du jobber med]
Hei[Navn],
Håper du får en flott uke!
Har du hatt en sjanse til å se over skjemaet jeg sendte deg forrige uke?
Har du spørsmål om det?
Gi meg beskjed hvis du trenger meg for å sende deg en annen kopi, eller hvis du trenger mer tid eller har spørsmål.
Takk,
[Navnet ditt]
Tips:Hold oppfølgings-e-posten kort. Spør om de har sett over tingen du sendte dem, og om de har spørsmål for å bekrefte at de har mottatt den og forstår hva som trengs. Avslutt med å inkludere en oppfordring til handling om hva du vil at de skal gjøre.
Scenario 5:
Følger opp etter å ha sendt en faktura og ikke mottatt betaling
E -post emnelinje:
Forfalt faktura for[Navn på prosjektet]
Hei[Navn],
Håper du har det bra.
Har du hatt en sjanse til å se over fakturaen jeg sendte deg[Dato du sender fakturaen]?Jeg vet at denne sesongen er opptatt for deg.
Gi meg beskjed hvis du trenger at jeg skal sende den på nytt, eller hvis du har spørsmål om noen av ordrelinjene.
Takk,
[Navnet ditt]
Tips:Vær kort, men direkte.Still et spørsmål i stedet for å påpeke det åpenbare at du ikke har mottatt betaling, for eksempel å be om å bekrefte at de har mottatt det og om de har spørsmål om det eller ikke.Avslutt med en oppfordring til handling som forteller dem hva du vil at de skal gjøre.
Scenario 6:
Oppfølging etter sending av overslag/tilbud
E -post emnelinje:
Sitat for[prosjektnavn]
Hei[Navn],
Håper du har det bra.
Har du hatt en sjanse til å se over sitatet jeg sendte deg[dato du sender tilbudet]til[Prosjekt du jobber med]? Vil gjerne komme i gang[prosjekt eller tjeneste du leverer]så du kan[fordel de vil].
Gi meg beskjed hvis du har spørsmål om tilbudet.
Takk,
[Navnet ditt]
Tips:Vær kort og still et spørsmål i stedet for å si at du bare følger opp fakturaen.Påminn dem om verdien du kan legge til eller problem du kan løse for å understreke hva som er i det for dem.Avslutt med en oppfordring til handling ved å være tydelig på hva de skal gjøre videre.
Scenario 7:
Fulgte opp etter å ha bedt noen om å gjøre noe og ingen svar
Hei[Navn],
Håper du har det bra.
Har du hatt en sjanse til å[arbeid du har bedt dem om å gjøre]? Når jeg får[arbeid du har bedt dem om å gjøre]Da kan jeg[Neste trinn og fordel de bryr seg om].
Gi meg beskjed om det er noe du hadde spørsmål om eller trengernoen flere detaljer.
Takk,
[Navnet ditt]
Tips:Vær kort. Vær høflig ved å spørre om de har sett den over i stedet for å anklage eller påpeke at du ikke har mottatt den ennå. Legg til verdi ved å gi dem kontekst for det haster om nødvendig eller haster med de neste trinnene. Avslutt med en oppfordring til handling slik at de vet hva du vil at de skal gjøre og hvorfor det er viktig.
Scenario 8:
Følger opp etter ikke svar fra siste e-post
Hei[Navn],
Håper du har det bra.Jeg hørte ikke tilbake fra deg om[E -post du sendte - tjenesten du kan tilby eller problem du kan løse].
Har du vært for opptatt til å komme deg tilbake?
Har du funnet en annen[profesjonelle tjenester/produkt]?
Er det ikke rett tid nå?
Gi meg beskjed hvis du foretrekker at jeg sirkler tilbake på et annet tidspunkt, eller hvis du har funnet en annen[profesjonelle tjenester]og trenger ikke lenger mine tjenester.
Takk,
[Navnet ditt]
Tips:Når du har fulgt opp og ikke har fått noe tidligere svar, vær kort og spør dem hvorfor, samtidig som du gjør det enkelt for dem å svare ved å gi dem alternativer. Avslutt med en oppfordring til handling som forteller dem hva du vil at de skal gjøre.
Sammendrag
Forhåpentligvis synes du disse høflige oppfølgings-e-postprøvene er nyttige når du skriver dine egne oppfølgings-e-postmeldinger.De viktigste tingene du må huske på når du skriver en høflig oppfølgings-e-post er å være kort, fokusere på å tilføre verdi og ta med en oppfordring til handling.Hvis du følger disse tipsene, kan du unngå bortkastet tid å sende oppfølginger som ikke får svar og begynne å få svar!
Raske tips
- For flere tips om skriving av oppfølging av oppfølging, sjekk ut det andre innlegget vårtHvordan skrive en varm oppfølgings-e-post [Eksempler inkludert].
- Hvis du har vanskelig for å holde deg på toppen av oppfølgingene dine, er det en god idé å se på å bruke enCRM for små bedrifter. Hvis du bruker en Mac, sjekk utDaylite.
- Vi anbefaler også å se på et verktøy somMailChimpFor å hjelpe deg med å spore e -posten din åpen og klikke på priser for å se hvordan du har det!
- Når du begynner å få svar på e-postene dine, prøvAkuitetsplanleggingfor å gjøre bestilling av alle nye avtaler problemfri!
Og sist, men ikke minst, oppdag Daylites sømløse integrasjon med Apple Mail, slik at du kan mestre kunsten å følge opp og ta dine generelle e-postferdigheter enda lenger. Daylite Mail Assistant lar deg ta handling fra e-poster og opprette nye kontakter, angi påminnelser, planlegge avtaler og delegere oppgaver, alt uten å forlate innboksen din. Og det er mer: Daylite Mail Assistant lagrer også e-postene dine i Daylite, knyttet til elementene du oppretter, slik at du alltid har en kronologisk historie med kommunikasjon knyttet til en kontakt eller et prosjekt. Start dinGratis 14-dagers rettssakOg begynn å dra nytte av Daylite Mail Assistant.
Om forfatteren:
Kristie Holdener en online markedsføringskonsulent. Hun hjelper startups med å få flere potensielle kunder ved å tydeliggjøre budskapet deres og lage en markedsføringsstrategi for å tiltrekke og konvertere deres ideelle klient. Ta kontakt med henne videreInstagram.